Veranstaltungsmanagement-
Software

Das Organisieren von Kongressen und Veranstaltungen ist für Sie mit vielen Aufgaben verbunden. Die Vorbereitung, die Durchführung und die Nachbereitung nehmen sowohl Zeit wie auch Personal in Anspruch. Dabei arbeiten Sie, je nach Größe der Veranstaltung, mit großen und komplexen Datenmengen, die oft nur schwer zu überblicken sind.

Eine Veranstaltungsmanagement-Software, wie der MICE-Pilot (Meetings Incentives Convention Events), bietet Ihnen Entlastung: Sie können alle Prozesse rund um Ihre Veranstaltungen über die Kongress-Software abwickeln. Alle Informationen werden übersichtlich und jederzeit verfügbar in einem zentralen Tool verwaltet.

Wir zeigen Ihnen, wie eine Veranstaltungssoftware Sie unterstützt, welche Leistungen sie bietet und wodurch sich der MICE-Pilot auszeichnet.

Organisieren Sie Veranstaltungen und Kongresse müssen Sie vor allem mit einem rechnen: ein hoher Organisationsaufwand. Dazu gehört z.B. auf Kundenanfragen einzugehen oder sicherzustellen, dass Buchungs- und Zahlungsbestätigungen die Kunden korrekt und rechtzeitig erreichen.

Neben den Verwaltungsaufgaben müssen Sie gleichzeitig die verfügbaren Ressourcen überblicken. Vor allem bei Veranstaltungen mit mehreren Hundert Teilnehmern, stehen Sie vor großen Herausforderungen auf den verschiedensten Ebenen:

• Hohe Anforderungen Ihrer Kunden: Die Ansprüche der Kunden sind heutzutage hoch. Sie erwarten eine reibungslose Buchung, gut aufbereitete Informationen und einen erreichbaren Ansprechpartner für Rückfragen. Vor allem im B2B-Bereich ist ein professioneller Auftritt entscheidend, um potenzielle Teilnehmer von Ihrem Angebot zu überzeugen.
• Daten in verschiedenen Programmen: Arbeiten Sie mit großen Datenmengen, ist es besonders wichtig, dass Sie alle benötigten Informationen schnell finden. Das ist jedoch schwierig, wenn diese mit unterschiedlichen Tools verwaltet werden. Sie benötigen für jedes einen Zugang und müssen wissen, welche Daten wo zu finden sind. Das kostet Zeit und macht Ihnen mehr Arbeit, als Sie ohnehin schon haben.
• Großer Personalaufwand: Kongresse und Veranstaltungen zu organisieren, ist eine komplexe Aufgabe, die kaum allein bewältigt werden kann. Durch ineffiziente Prozesse und unüberschaubare Systeme kann es zu einem hohen Personalaufwand kommen. Die Arbeitskräfte fehlen an anderer Stelle und es entstehen hohe Kosten, die Ihr Budget zusätzlich belasten.
• Fehleranfälligkeit: Arbeiten viele Menschen zusammen an einem Projekt, kann es dabei schnell zu Fehlern kommen. Mangelnde Kommunikation und nicht weitergegebene Informationen sind nur zwei Ursachen für mögliche Probleme. Diese sorgen nicht nur im Team für Unruhe, sondern können sich auch den Endkunden betreffen.

Arbeit mit großen Datenmengen: Es ist keine Seltenheit, dass Kongresse und Veranstaltungen hohe Teilnehmerzahlen aufweisen. Das ist für Sie von Vorteil und zeigt das Interesse an Ihrem Event. Die Kehrseite ist jedoch, dass Sie viele Anfragen und lange Teilnehmerlisten verwalten müssen. Das nimmt nicht nur einiges an Zeit in Anspruch, sondern erfordert auch eine übersichtliche Verwaltung großer Datenmengen.

Mit einem Veranstaltungsmanagement-Tool, wie dem MICE-Pilot, wird das Managen von Großveranstaltungen deutlich leichter. Eine solche Software bietet Ihnen nicht nur punktuelle Vorteile, sondern entlastet Sie in allen Phasen der Organisation.

Vorbereitung: Einfache Anwendung & standardisierte Kommunikation

Beginnen Sie damit, einen Kongress oder eine Veranstaltung zu organisieren, sollten Sie von vornherein eine Veranstaltungsmanagement-Software nutzen. In dem Programm fassen Sie alle Daten und Informationen zusammen, die relevant sind.

Dabei zeichnet sich der MICE-Pilot vor allem durch seine leichte Bedienung aus. Obwohl er Ihnen sehr viele Funktionen bietet, ist die Handhabung intuitiv und übersichtlich. Nach einer kurzen Einarbeitungszeit finden Sie sich schnell in der Kongress-Software zurecht und wenden diese sicher an.

Sind die Eckdaten für die anstehende Veranstaltung festgelegt, beginnen Sie damit, sie zu bewerben. Auch das Marketing können Sie mit dem MICE-Pilot organisieren: Alle wichtigen To-dos können Sie in dem Tool übersichtlich abbilden.

Dabei ist nicht nur eine professionelle, sondern auch eine einheitliche Kommunikation wichtig. Mit der Software verwalten Sie diese und behalten zu jeder Zeit den vollen Überblick.

Der MICE-Pilot gibt Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit, Standard-Texte für Buchungs- und Zahlungsbestätigungen zu hinterlegen. Passen Sie diese Vorlage einfach an Ihre Kommunikation und Ihr Branding an. Sie präsentieren sich damit einheitlich und sprechen potenzielle Teilnehmer punktgenau an.

Buchung: Automatisierte Prozesse & übersichtliche Ressourcen

Der MICE-Pilot entlastet Sie, indem er die Buchung für Ihre Veranstaltung automatisiert. Nutzen Sie die Software für Kongresse, macht sich das aufgrund der großen Teilnehmerzahl besonders bemerkbar. Denn ohne ein professionelles Veranstaltungsmanagement-Tool ist diese Aufgabe nur sehr schwer zu bewältigen.

Sie geben einmalig alle Parameter ein, fügen die entsprechenden Texte ein und richten die verschiedenen Buchungsoptionen ein. Möchte ein Interessent sich für den Kongress oder die Veranstaltung anmelden, läuft dies über Ihre Veranstaltungsmanagement-Software ganz automatisch ab.

Der Kunde bucht und erhält wenig später eine Buchungsbestätigung. Diese müssen Sie nicht manuell erstellen und auch nicht aktiv herausschicken – der MICE-Pilot übernimmt die notwendigen Schritte voll automatisch.

Die Automatisierung endet aber nicht mit der Buchung: Auch die Zahlungsbestätigung kann automatisch verschickt werden. Haben Sie diese bislang manuell verschickt, werden Sie diese Entlastung deutlich spüren.

Der MICE-Pilot bietet Ihnen außerdem einen lückenlosen Überblick zu bspw. folgenden Punkten:

• Freie Sitzplätze
• Verfügbarkeit verschiedener Ticketoptionen
• Budget für einzelne Posten

Mit einer solchen Kongress-Software behalten Sie Ihre Ressourcen jederzeit im Blick. Das erleichtert Ihnen die finanzielle Planbarkeit und hilft Ihnen dabei, den geplanten Rahmen für Ihr Budget einzuhalten.

Durchführung: Reibungsloser Ablauf & Fehlerminimierung

Haben Sie mit dem MICE-Pilot Ihre Veranstaltung oder Ihren Kongress geplant, profitieren Sie bei der Durchführung von der guten Vorarbeit. Viele Prozesse laufen automatisch und zuverlässig ab: Das sorgt im Idealfall für einen reibungslosen Ablauf.

Sie werden sehen, dass durch den Einsatz der Kongress-Software deutlich weniger Fehler und Probleme auftreten. Ein gutes Beispiel dafür sind die Prozessketten. Buchen Sie beispielsweise zwei Mikrofone, dann wird diese Information automatisch an den Tontechniker weitergegeben. Dieser ist dann informiert und bringt die Mikrofone mit.

Durch dieses automatisierte System verhindern Sie, dass Informationen nicht weitergegeben werden. An diesem einfachen Beispiel zeigt sich, dass sich mit einem Veranstaltungsmanagement-Tool, wie dem MICE-Pilot, Flüchtigkeitsfehler leicht vermeiden lassen.

Das bemerken auch Ihre Besucher. Ist ein Kongress oder eine Veranstaltung gut organisiert, sorgt das auch für einen positiven Eindruck bei den Teilnehmern. Das bezieht sich sowohl auf Kleinigkeiten wie ausreichend Stühle, Getränke und technische Ressourcen, wie auch auf die Location, eine unkomplizierte Buchung und einen erreichbaren Ansprechpartner.

Nachbereitung: Qualitätsbefragung & Statistiken

Ist eine Veranstaltung bzw. ein Kongress abgeschlossen, kommt noch einiges an Nachbereitung auf Sie zu. Auch dabei bietet eine Veranstaltungsmanagement-Software Ihnen viele hilfreiche Funktionen.

Sie können mit dem MICE-Pilot beispielsweise eine automatisierte Qualitätsbefragung durchführen. Sie erfahren dadurch, ob die Teilnehmer zufrieden gewesen sind und an welchen Stellen sie noch Verbesserungspotenzial sehen.

Mit dieser Rückmeldung verbessern Sie Ihre Organisation und führen Kongresse und Veranstaltungen in Zukunft noch erfolgreicher durch. Dank der integrierten Qualitätsbefragung unserer Veranstaltungssoftware erhalten Sie die benötigten Daten ohne großen Mehraufwand.

Sie haben zudem die Möglichkeit, mit dem MICE-Pilot Statistiken zu erstellen. Sie erfahren unter anderem, welches Ticket wie oft gekauft wurde, welche Zahlungsarten gewählt wurden oder wie viele Plätze storniert wurden. All das sind wertvolle Informationen, die Sie über ein Veranstaltungsmanagement-Tool einholen können.

Arbeiten Sie mit einer Veranstaltungsmanagement-Software, profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen. Sie haben bereits erfahren, dass der MICE-Pilot einen hohen Automatisierungsgrad bietet, leicht zu bedienen ist und Sie während des gesamten Prozesses von der Buchung bis zur Abrechnung begleitet.

Das ist aber bei weitem nicht alles, denn unsere Veranstaltungssoftware kann noch deutlich mehr:

• Kostenoptimierung durch eine bessere Planung oder eingesparte Ressourcen
• Maximale Transparenz dank aktueller Informationen & umfangreicher Reportings
• Abbildung & Automatisierung von Prozessketten
• Professioneller Auftritt mit vielen Möglichkeiten für die Individualisierung
• Hilfreich für die verschiedensten Branchen sowie Unternehmen, Bildungseinrichtungen, Behörden etc.
• Für die Organisation von großen Veranstaltungen & Kongressen geeignet
• Auch als Seminarverwaltungssoftware und für Werksführungen geeignet

Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie erfahren möchten, ob sich der MICE-Pilot auch für Ihre geplante Veranstaltung anbietet.

Der MICE-Pilot ist eine professionelle Veranstaltungssoftware, mit der Sie die verschiedensten Kongresse und Veranstaltungen organisieren können. Es handelt sich um eine hoch entwickelte Lösung für den beruflichen Anwender.

Schauen Sie sich nach kostenlosen Alternativen um, stoßen Sie online schnell auf Veranstaltungsmanagement-Software als Freeware. Diese Lösungen sind kostenlos und können sofort heruntergeladen werden. Möchten Sie eine Veranstaltungssoftware kostenlos nutzen, gibt es dabei einige Unterschiede zu unserem MICE-Pilot:

Im direkten Vergleich zeigt sich, dass eine professionelle Veranstaltungssoftware, wie der MICE-Pilot, Ihnen deutlich mehr Vorteile bietet. Sie spüren, dass es sich um eine professionelle Anwendung handelt, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Das können kostenlose Alternativen Ihnen nicht bieten.

Organisieren Sie regelmäßig Kongresse und Veranstaltungen, dann sollten Sie eine spezialisierte Veranstaltungsmanagement-Software nutzen. Der MICE-Pilot ist eine professionelle Lösung dafür und stellt eine große Stütze an Ihrer Seite dar.

Er begleitet Sie während des gesamten Prozesses und ermöglicht reibungslose Abläufe. Dabei minimieren Sie Fehler, führen Automatisierungen ein und nutzen Ihre Ressourcen effizienter. Das macht sich schlussendlich auch für den Teilnehmer bemerkbar, der von einer unkomplizierten Buchung und einem stimmigen Ablauf profitiert.

Gerne erläutern wir Ihnen in einer ausführlichen Beratung, welche Funktionen des MICE-Pilot besonders wichtig für Sie sind und wie die Veranstaltungssoftware auch Ihnen helfen kann. Kontaktieren Sie uns und vereinbaren einen Termin für ein erstes Kennenlernen. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.